Chức năng, nhiệm vụ Phòng Tổng Hợp

I. Chức năng:

Phòng Tổng hợp có chức năng tham mưu và giúp Hiệu trưởng quản lý, tổ chức thực hiện các công tác trong lĩnh vực: Hành chính, Tổng hợp, Thi đua, Tổ chức cán bộ, Quản trị, thiết bị, y tế, xây dựng và các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.

II. Nhiệm vụ

2.1. Công tác Kế hoạch - Tổng hợp

2.2. Công tác  văn thư, lưu trữ, lễ tân và khánh tiết.

2.3. Công tác tổ chức cán bộ: Quản lý hồ sơ, tuyển dụng, chế độ chính sách và định mức lao động,…

2.4. Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật.

2.5. Công tác quản trị: 

- Công tác quản lý đất đai.

- Công tác quản lý tài sản, trang thiết bị cho các hoạt động của trường.

- Công tác vệ sinh môi trường.

- Công tác quản lý điện, nước, điện thoại và mạng máy tính.

- Công tác xây dựng cơ bản và quản lý dự án.

- Quản lý vật tư thiết bị

2.6. Công tác y tế, chăm sóc sức khỏe cho CBVC và SV nhà trường.

Nhiệm vụ chi tiết:

1. Công tác Kế hoạch - Tổng hợp

1.1. Lập các báo cáo tổng kết công tác hàng tháng, hàng quý, năm học của Trường lên cấp trên.

1.2. Lập lịch công tác tuần, phổ biến đến các đơn vị, theo dõi đôn đốc việc thực lịch công tác.

1.3. Cập nhật các thông tin từ các đơn vị trong trường để xử lý, tham mưu giúp Hiệu trưởng điều hành công tác chung của Trường.

1.4. Ghi chép các cuộc họp do Hiệu trưởng (hoặc Phó Hiệu trưởng) triệu tập, chủ trì.

1.5. Quản lý và điều hành xe ôtô phục vụ công tác của Trường.

 2. Công tác văn thư, lưu trữ lễ tân và khánh tiết

2.1. Tiếp nhận, xử lý các công văn đến trình Hội đồng quản trị, Hiệu trưởng (hoặc Phó Hiệu trưởng) và chuyển đến các đơn vị chức năng liên quan để giải quyết.

2.2. Thực hiện nhiệm vụ tư vấn pháp luật cho Hiệu trưởng, chịu trách nhiệm về tính pháp lý các văn bản do Hiệu trưởng ban hành. Theo dõi, phát hiện và có biện pháp chấn chỉnh các thủ tục hành chính trong Trường.

2.3. Soạn thảo và đánh máy các văn bản hành chính. Kiểm tra thể thức văn bản của các đơn vị theo quy định.

2.4.  Quản lý, sử dụng con dấu và các công văn giấy tờ của Trường theo đúng quy định của Nhà nước.

2.5.  Quản lý và tổ chức lưu trữ các văn bản, tài liệu theo đúng pháp lệnh về công tác lưu trữ.

2.5. Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, nhân viên và lao động hợp đồng được cử đi công tác, ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến công tác và lưu trú tại Trường.

2.6. Phối hợp với các đơn vị chức năng theo dõi đôn đốc thực hiện quy chế làm việc và kế hoạch công tác của Hiệu trưởng và các phó Hiệu trưởng.

2.7. Phục vụ các phòng làm việc và tiếp khách của Chủ tịch HĐQT, Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng. Phục vụ các cuộc họp, hội nghị của Trường. Tổ chức lễ tân, tiếp khách, hướng dẫn khách đến làm việc với Trường.

2.8. Theo dõi công tác Pháp chế và thanh tra, tập hợp, phân loại các tài liệu, thư từ, đơn thư tố cáo, khiếu nại của các đơn vị, cá nhân trong và ngoài Trường chuyển đến người, đơn vị có thẩm quyền giải quyết theo quy định của Pháp luật.

 3. Công tác tổ chức cán bộ

3.1. Căn cứ nhiệm vụ chính trị, mục tiêu kế hoạch đào tạo của Nhà trường, nghiên cứu đề xuất các phương án xây dựng và kiện toàn bộ máy; xây dựng cơ cấu tổ chức, chức năng nhiêm vụ của các đơn vị, mối quan hệ giữa các đơn vị trong Trường.

3.2. Phối hợp với các khoa, ban, trung tâm và phòng chức năng lập kế hoạch tuyển dụng và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, giáo viên đáp ứng nhu cầu phát triển của Nhà trường. Đề xuất việc cử cán bộ viên chức đi học các lớp chuyên môn nghiệp vụ, chính trị, ngoại ngữ, thực tập sinh, cao học, nghiên cứu sinh trong và ngoài nước theo đúng tiêu chuẩn quy định ban hành.

3.3. Căn cứ nhu cầu cán bộ các đơn vị, trên cơ sở kế hoạch đã được duyệt nhân sự cho các đơn vị trình Hội đồng quản trị, Hiệu trưởng quyết định.

3.4. Tổ chức thực hiện quy trình tuyển dụng cán bộ viên chức mới và hợp đồng, chuẩn bị các văn bản để Hiệu trưởng ký quyết định tuyển dụng và ký hợp đồng.

3.5. Tham mưu về công tác nhân sự để Hiệu trưởng bổ nhiệm các chức vụ.

3.6. Soạn thảo các văn bản về tổ chức nhân sự do Hiệu trưởng ban hành.

3.7. Hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trong Trường về công tác nhân sự.

3.8. Tham mưu cho Hiệu trường về đánh giá, nhận xét và xác nhận lý lịch hồ sơ cho cán bộ, nhân viên trong Trường.

3.9. Quản lý hồ sơ cán bộ, nhân viên và lao động hợp đồng. Thường xuyên cập nhật thông tin cho hồ sơ cán bộ viên chức phục vụ công tác quản lý.

3.10. Triển khai các công tác nâng lương, nâng ngạch hàng năm; xét hết tập sự, chuyển xếp lương theo quy định.

3.11. Thực hiện các chế độ chính đối với cán bộ, nhân viên; phổ biến các chế độ chính sách mới cho cán bộ, nhân viên. Làm thủ tục nghỉ hưu, nghỉ mất sức, thôi việc, nghỉ không lương, thai sản, trợ cấp,... cho người lao động theo chế độ hiện hành.

3.12. Thực hiện chế độ an toàn và bảo hộ lao động cho cán bộ, nhân viên và lao động hợp đồng theo quy định hiện hành;

3.13. Đảm bảo quyền lợi bảo hiểm xã hội cho người lao động, phối hợp với các phòng chức năng phân phối các nguồn thu theo đúng quy định.

3.14. Kịp thời phát hiện và đề nghị xử lý những trường hợp man trá về hộ khẩu theo quy định. Xác nhận giấy tờ có liên quan đến hộ khẩu của cán bộ.

 4. Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật

4.1. Xây dựng nội dung, chương trình, kế hoạch về công tác thi đua, khen thưởng hàng năm.

4.2. Phổ biến, hướng dẫn các văn bản thi đua, khen thưởng tới các đơn vị trong Trường; đôn đốc kiểm tra việc thực hiện công tác thi đua, khen thưởng các đơn vị.

4.3. Tổng hợp kết quả xét thi đua trình Hội đồng xét thi đua, khen thưởng hàng năm. Lập hồ sơ khen thưởng trình cấp trên xét duyệt.

4.4. Lập hồ sơ kỷ luật để trình Hội đồng kỷ luật của Trường xét.

5. Thực hiện chức năng quản lý các dự án quy hoạch phát triển, các dự án đầu tư xây dựng, trang thiết bị và mua sắm. 

5.1. Các dự án quy hoạch phát triển, các dự án đầu tư xây dựng, trang thiết bị:  

+ Làm đầu mối xây dựng kế hoạch đầu tư các dự án trình Hội đồng quản trị và Hiệu trưởng xem xét, quyết định;

+ Theo dõi thực hiện dự án;

+ Quản lý khối lượng công việc và tài chính của dự án;

+ Quản lý hồ sơ dự án.

5.2. Mua sắm vật tư, trang thiết bị:

+ Căn cứ kế hoạch kinh phí hàng năm phối hợp với các Phòng, Ban chức năng xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư, trang thiết bị cho các đơn vị trong trường, trình Hội đồng quản trị, Hiệu trưởng phê duyệt và tổ chức thực hiện;

            + Tổ chức nghiệm thu và bàn giao đưa vào sử dụng;

            + Cấp phát vật tư, trang thiết bị;

6. Thực hiện chức năng quản lý sử dụng cơ sở vật chất đảm bảo đúng mục đích, hiệu quả.

6.1. Quản lý diện tích đất được Nhà nước giao, bao gồm quản lý trên thực địa và hồ sơ, bản đồ quy hoạch đã được duyệt;

- Phối hợp với các cơ quan chức năng của Xã, Thành phố, tỉnh Thái Nguyên thực hiện công tác lập quy hoạch, quản lý, sử dụng đất hợp lý, đúng mục đích;

6.2. Quản lý sử dụng các công trình xây dựng (Giảng đường, ký túc xá, xưởng, khu thể thao, sân đường…) và các công trình xây dựng khác, lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc sửa chữa chống xuống cấp theo sự phân cấp của Hội đồng quản trị, Hiệu trưởng;

6.3. Quản lý trang thiết bị (Thiết bị NCKH, thí nghiệm, thực hành, các thiết bị trên giảng đường, khu ký túc xá…) và các loại thiết bị khác, lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc sửa chữa chống xuống cấp, điều chuyển, thanh lý tài sản theo quy định;

6.4. Đề suất ban hành các quy định về quản lý, định mức và tiêu chuẩn sử dụng vật tư, văn phòng phẩm, điện, nước, điện thoại và mạng máy tính…. Trực tiếp quản lý, sử dụng, hướng dẫn sử dụng và sửa chữa hệ thống điện, nước và điện thoại;

6.5. Quản lý ôtô, xăng dầu phù hợp với lệnh điều động xe, lập sổ theo dõi cấp phát xăng, dầu theo định mức đã quy định, lập sổ theo dõi tình trạng hỏng hóc, lịch bảo dưỡng, sửa chữa. Tổ chức thực hiện việc bảo dưỡng, sửa chữa xe;

7. Đảm bảo cảnh quan môi trường và vệ sinh trong toàn trường

7.1. Thực hiện việc quy hoạch tôn tạo cảnh quan, trồng, chăm sóc cây, cỏ;

7.2. Vệ sinh môi trường trong, ngoài các giảng đường, nhà làm việc, bên ngoài các nhà ký túc xá và các khu vực công cộng khác;

8. Công tác Y tế, chăm sóc sức khỏe cho CBVC và SV

8.1. Thực hiện công tác y tế dự phòng, chủ động đề xuất và tổ chức thực hiện các biện pháp phòng chống dịch bệnh, về sinh môi trường, tham gia tuyên truyền phòng chống dịch bệnh và các tệ nạn xã hội trong khu vực Trường;

8.2. Xây dựng nội quy phòng bệnh, phòng dịch, nội quy phòng khám, chữa bệnh, vệ sinh công cộng và kiểm tra đôn đốc việc thực hiện nội quy. Thực hiện tốt công tác kiểm tra vệ sinh phòng bệnh, vệ sinh môi trường;

8.3. Tổ chức định kỳ kiểm tra sức khoẻ cho cán bộ, học sinh, khám chữa bệnh cho cán bộ, học sinh theo quy định;

8.4. Thực hiện sơ, cấp cứu và giới thiệu chuyển viện theo quy định của ngành y tế làm các thủ tục cần thiết cho cán bộ viên chức và người lao động, sinh viên đi giám định y khoa, xác nhận nghỉ ốm theo đúng quy định hiện hành;

8.5. Quản lý hồ sơ sức khoẻ, thực hiện các quy định về bảo hiểm y tế cho cán bộ viên chức, người lao động, sinh viên của Trường. Thực hiện quản lý thu chi tài chính bảo hiểm y tế theo đúng quy định;

8.6. Lập kế hoạch mua thuốc và quản lý thuốc, báo cáo thanh quyết toán  đúng nguyên tắc Nhà nước quy định. Quản lý cơ sở vật chất trang thiết bị dụng cụ phục vụ cho công tác y tế của Trường;

8.7. Thống kê báo cáo tình hình dịch bệnh, bệnh xã hội, bệnh lây của cán bộ viên chức, HSSV điều trị tại cơ sở y tế của Trường, bệnh viện các trường hợp phải nghỉ công tác, học tập và những tình hình đặc biệt về sức khoẻ của CBVC, HSSV cho Nhà trường;

9. Công tác an toàn và PCCC:

9.1. Phối hợp thực hiện công tác về an toàn lao động như: Soạn thảo nội quy làm việc trong các phòng thí nghiệm, quy trình kỹ thuật sử dụng các thiết bị áp lực, bức xạ và hoá chất độc hại... .

9.2. Quản lý hệ thống chống sét, hệ thống tiếp địa và thiết bị phòng chống cháy nổ.

9.3. Phục vụ các lớp tập huấn bồi dưỡng về sử dụng thiết bị, phòng cháy chữa cháy và trang bị bảo hộ lao động cho các đơn vị.

9.4. Phối hợp với các đơn vị trong Trường và địa phương trong công tác phòng chống thiên tai, hoả họan.

10. Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác được nhà trường phân công.

III. Phân công nhiệm vụ
1.Đơn vị: Phòng Tổng hợp trường Đại học Việt Bắc.

- Tổng số CB, NV, người lao động: 05 người

2. Nhiệm vụ được Nhà trường phân công:

+ Tổ chức cán bộ; bồi thường, giải phóng mặt bằng; tăng cường cơ sở vật chất thiết bị; xây dựng các công trình.

+ Văn thư, hành chính, công vụ, lái xe; quản lý điện nước; theo dõi xây dựng cơ bản.

+ Tổng hợp Thường trực thi đua, Thường trực Đảng.

1. Nguyễn Hữu Chinh - Trưởng phòng


- Phụ trách chung;

- Phụ trách công tác tăng cường cơ sở vật chất thiết bị;

- Phụ trách triển khai và giám sát xây dựng các công trình;

- Thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác được Hiệu trưởng phân công.

2. Nguyễn Thị Nga- Nhân viên

- Tổng hợp, thường trực công tác Đảng và công tác tổ chức cán bộ;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng, Trưởng phòng phân công.

3. Dương Thanh Linh- Nhân viên


- Phụ trách công tác bồi thường, giải phóng mặt bằng.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công.

4. Nguyễn Thị Hồng Yến - Nhân viên


- Phụ trách công tác Văn thư, Hành chính;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công.

5. Lương Thành Trung- Nhân viên


- Quản lý điện nước; theo dõi xây dựng cơ bản.

- Lái xe;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công.