Chức năng, nhiệm vụ phòng Công tác HSSV

Trưởng phòng

ThS Nguyễn Khánh Duy

0963699069

nguyenkhanhduy@vietbac.edu.vn

Nhân viên

CN Lê Thị Hải Yến

0973408596

lethihaiyen@vietbac.edu.vn

 

I. Chức Năng

Phòng Công tác Học sinh - Sinh viên có chức năng tham mưu cho Ban Giám hiệu nhà trường về công tác quản lý Sinh viên. Tổ chức thực hiện công tác quản lý Sinh viên theo Quy chế, Quy định của Bộ giáo dục & Đào tạo và các Quy chế, Quy định của nhà trườngvàcácnhiệmvụkhác do Hiệutrưởnggiao.

Phối hợp với các đơn vị trong trường về công tác HSSV.

II. Nhiệm vụ

1. Công tác tham mưu

Xây dựng, hướng dẫn thực hiện các qui định cụ thể trong Qui chế học sinh sinh viên tại Trường Đại học Việt Bắc và các văn bản khác liên quan đến quản lý sinh viên trình Hiệu trưởng phê duyệt, ban hành.

2. Công tác Chính trị, tư tưởng

- Tổ chức triển khai công tác giáo dục chính trị tư tưởng, đạo đức, lối sống cho sinh viên theo kế hoạch của nhà trường; tổ chức các hoạt động khác ngoài giờ lên lớp;

- Tổ chức và quản lý các đợt sinh hoạt công dân - HSSV đầu năm theo kế hoạch, phổ biến chính sách, pháp luật, chế độ và các sinh hoạt chính trị khác;

- Theo dõi công tác phát triển Đảng trong sinh viên, tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên tham gia hoạt động của tổ chức Đảng và Đoàn thể trong nhà trường; phối hợp với Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, các tổ chức chính trị, xã hội khác có liên quan trong hoạt động phong trào của sinh viên, tạo điều kiện cho HSSV có môi trường rèn luyện, phấn đấu;

- Tổ chức triển khai các phong trào thi đua trong sinh viên; tổ chức các phong trào quần chúng đấu tranh phòng chống ma tuý, phòng chống tội phạm và phòng chốngtệ nạn xã hội; tổ chức các cuộc thi về các nội dung trên cho sinh viên.

3. Công tác quản lý sinh viên

- Phối hợp với các Phòng, Khoa, Đoàn thanh niên của nhà trường Tổ chức tiếp nhận sinh viên mới nhập học theo đúng quy định của Bộ Giáo dục & Đào tạo và nhà Trường;thành lập các lớp sinh viên; quản lý hồ sơ của sinh viên và cấp thẻsinh viên, thẻ BHYT.

- Thực hiện các công tác thống kê, tổng hợp dữ liệu hồ sơ sinh viên, báo cáo về sinh viên cho cấp trên.

- Tổ chức phát bằng tốt nghiệp và cấp hồ sơ sinh viên sau khi hoàn thành khóa học (Sổ đăng ký tốt nghiệp, hồ sơ gốc của sinh viên,…).

- Tiếp nhận và giải quyết mọi đơn từ, khiếu nại, khiếu tố liên quan đến sinh viên để giải quyết hoặc báo cáo Ban Giám hiệu giải quyết.

- Giải quyết các công việc hành chính có liên quan đến sinh viên như xác nhận là sinh viên của trường, hướng dẫn sinh viên đến các phòng, khoa liên quan hoặc Ban Giám hiệu (nếu xét thấy cần thiết) để giải quyết các yêu cầu của sinh viên.

- Quản lý nhà nước về công tác Giáo viên chủ nhiệm.

- Triển khai tổ chức thực hiện việc đánh giá ý thức học tập và rèn luyện của sinh viên theo quy định.

- Tổ chức triển khai và theo dõi việc thực hiện chế độ chính sách đối với sinh viên. Hướng dẫn thực hiện các thủ tục hành chính cho sinh viên làm các thủ tục miễn, giảm học phí, trợ cấp ưu đãi, trợ cấp xã hội, chương trình vay vốn học tập theo đúng quy định của Nhà nước, Bộ GD và ĐT, của nhà trường. Đề xuất với Ban Giám hiệu việc xét miễn giảm học phí, tạm hoãn đóng học phí cho sinh viên thuộc đối tượng chính sách và gia đình khó khăn.

- Tổ chức thực hiện và phối hợp với các Phòng, Khoa chuyên môn, với Chính quyền và Công an các cấp quản lý khu Ký túc xá, quản lý sinh viên nội, ngoại trú.

- Phối hợp với phòng chức năng và các khoa chuyên môn trong việc:

+ Tổ chức và quản lý quá trình học tập và rèn luyện của sinh viên như theo dõi việc thực hiện thời khoá biểu, kiểm tra việc học tập của sinh viên trên lớp, phối hợp với các Khoa và giảng viên đứng lớp để triển khai các hình thức điểm danh tại lớp học.

+ Chuẩn bị tư liệu cho hội đồng xét tiến độ học tập và xét tốt nghiệp, là thường trực hội đồng xét học bổng khuyến khích và các loại học bổng khác tài trợ cho sinh viên; thường trực hội đồng xét thi đua, khen thưởng và kỷ luật sinh viên. 

+ Phối hợp với các khoa tổ chức cho sinh viên tham gia nghiên cứu khoa học, thi sinh viên giỏi, olympic các môn học, thi sáng tạo tài năng trẻ và các hoạt động khuyến khích hoạt động học tập khác.

+ Đôn đốc sinh viên đóng học phí theo kế hoạch thu học phí của trường từng kỳ học trong năm.

4. Công tác y tế, thể thao, văn hóa, văn nghệ

- Phối hợp với phòng Tổng hợp, trạm Y tế thực hiện công tác y tế trường học,  tổ chức khám sức khỏe cho sinh viên mới vào trường; chăm sóc, phòng chống dịch bệnh và khám sức khỏe định kỳ cho sinh viên trong thời gian học tập và ra trường theo quy định; theo dõi tình hình sức khỏe sinh viên và tham mưu cho Hiệu trưởng xử lý những trường hợp sinh viên không đủ tiêu chuẩn sức khỏe để học tập.

- Triển khai công tác bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể cho sinh viên, phối hợp với cơ quan bảo hiểm, các phòng chức năng có liên quan giải quyết các trường hợp sinh viên bị ốm đau, tai nạn rủi ro.

- Tổ chức cho sinh viên tham gia các hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể dục, thể thao; phối hợp với bộ môn Giáo dục thể chất, Đoàn TN tổ chức thi đấu và tham gia các giải văn nghệ, thể thao do các cấp tổ chức.

- Phối hợp với các khoa chuyên môn, phòng chức năng, Đoàn Thanh niên, Hội sinh viên tổ chức các hoạt động kỷ niệm các ngày lễ lớn của đất nước, của Nhà trường, các hoạt động chuyên đề, ngoại khoá, hoạt động xã hội, từ thiện, văn hóa, văn nghệ, thể thao cho sinh viên.

5. Công tác tư vấn cho sinh viên

- Chỉ đạo và triển khai các hoạt động tư vấn việc làm cho sinh viêntrong quá trình học tập tại trường cũng như sau khi tốt nghiệp ra trường.

- Chủ trì và phối hợp với các khoa chuyên môn, phòng chức năng triển khai việc khảo sát việc làm sinh viên sau tốt nghiệp và khảo sát khả năng sinh viên đáp ứng nhu cầu xã hội.

- Thiết lập mối liên hệ với cựu sinh viên của nhà trường.

6. Công tác an ninh, chính trị, trật tự, an toàn, phòng chống tội phạm và các tệ nạn xã hội

- Phối hợp với chính quyền và công an địa phương trên địa bàn trường đặt trụ sở và nơi HSSV tạm trú xây sựng kế hoạch đảm bảo an ninh chính trị, trật tự và an toàn cho HSSV, giải quyết các vụ việc liên quan đến HSSV.

- Tổ chức tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về an toàn giao thông, phòng chống tội phạm ma túy, mại dâm, HIV/AIDS và các hoạt động khác có liên quan đến HSSV, hướng dẫn sinh viên chấp hành luật pháp, nội quy, quy chế; phát hiện và xử lý sinh viên có hành vi vi phạm pháp luật, nội quy, quy chế,...

- Tư vấn pháp lý, tâm lý xã hội cho HSSV.

- Tổ chức triển khai thực hiện Quy chế sinh viên nội, ngoại trú của Bộ GD và ĐT cũng như của nhà trường.

- Tổ chức và quản lý tốt về an ninh chính trị, trật tự xã hội tại Ký túc xá của nhà trường.

7. Công tác khác

Do Ban Giám hiệu giao trong từng thời gian cụ thể.

III. Quyền hạn
- Lập hồ sơ tham mưu cho hội đồng khen thưởng và kỷ luật của nhà trường trong công tác khen thưởng, kỷ luật sinh viên theo đúng quy chế; là thành viên thường trực hội đồng khen thưởng, kỷ luật, ra quyết định xử lý HSSV vi phạm quy chế, cho thôi học, xóa tên, dừng học tập, tiếp nhận lại.
- Chỉ đạo, theo dõi, tổng hợp việc đánh giá kết quả rèn luyện của HSSV theo học kỳ và theo năm học.

PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ PHÒNG CÔNG TÁC SINH VIÊN

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và đội ngũ cán bộ của phòng CT HSSV, Trưởng phòng phân công nhiệm vụ cụ thể như sau:

HỌ VÀ TÊN NỘI DUNG CÔNG VIỆC

1. Nguyễn Khánh Duy-Trưởng phòng

 

Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về tổ chức, thực hiện nhiệm vụ công tác HSSV nhà trường.

Trực tiếp điều hành các công việc:

- Xây dựng và ban hành các quy định trong nhà trường về công tác HSSV.

- Xây dựng kế hoạch tổ chức tuần lễ sinh hoạt công dân vào đầu năm học, đầu khóa học.

- Phụ trách công tác giáo dục chính trị tư tưởng HSSV.

- Tiếp nhận, sắp xếp, bố trí, nhận xét, đánh giá, đề nghị khen thưởng, kỷ luật cán bộ trong phòng.

- Tổng hợp các chế độ chính sách, thi đua khen thưởng liên quan đến HSSV.

- Chỉ đạo tổ chức khám sức khoẻ, triển khai công tác bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể cho HSSV.

- Chỉ đạo quản lý học sinh sinh viên nội, ngoại trú.

- Giao ban với các lớp học sinh, sinh viên; Định kỳ tổ chức cho lãnh đạo Nhà trường đối thoại với HSSV.

- Phụ trách công tác giáo viên chủ nhiệm-cố vấn học tập.

- Quản lý công tác an ninh, trật tự; Xử lý và tổng hợp tình hình HSSV vi phạm kỷ luật.

- Tổng hợp tình hình học tập, rèn luyện hàng kỳ đối với HSSV.

- Lập kế hoạch thông báo đánh giá điểm rèn luyện từng học kỳ cho HSSV.

- Chỉ đạo và tổ chức hoạt động thi đua của các lớp HSSV.

- Tham mưu cho BGH nhà trường các chính sách, biện pháp tổ chức các hoạt động hỗ trợ sinh viên và quan hệ doanh nghiệp.

- Trực tiếp giám sát công tác y tế trường học.

- Phụ trách sinh viên học quân sự

- Phụ trách các hoạt động văn hoá, văn nghệ, TDTT và các hoạt động ngoại khoá khác.

- Tham mưu cho BGH tổ chức các hoạt động tư vấn, giới thiệu việc làm, xét học bổng tài trợ.

- Kết nối cựu sinh viên, điều tra, khảo sát việc làm sau tốt nghiệp của sinh viên.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác được BGH nhà trường giao.

2. Lê Thị Hải Yến-Cán bộ

 

- Tiếp nhận hồ sơ mới, lập danh sách trích ngang, soạn quyết định thành lập lớp đưa thông tin lên phần mềm.

- Tổng hợp điểm rèn luyện HSSV.

- Tổng hợp danh sách miễn, giảm học phí, học bổng khuyến khích học tập, trợ cấp xã hội, danh hiệu; cập nhật danh sách HSSV trở lại học tập sau khi đã bảo lưu, ngừng học những năm trước lên phần mềm.

- Lập danh sách HSSV trong độ tuổi nghĩa vụ quân sự gửi về địa phương.

- Tham gia kiểm tra tác phong, nề nếp của HSSV.

- Quản lý HSSV khi đến trường học tập và sinh hoạt, thông báo cho gia đình về việc HSSV bỏ học, nghỉ học, kiểm điểm, nhắc nhở HSSV vi phạm.

- Soạn thảo quyết định xin thôi học, bảo lưu, vào học, chuyển trường, xoá tên HSSV; Điều chỉnh, cập nhật HSSV thôi học, xoá tên, vào học, chuyển trường lên phần mềm.

- Quản lý hồ sơ, kiểm tra tính chính xác của hồ sơ HSSV đang học tập tại trường (Bằng, học bạ, khai sinh…)

- Thông báo đăng ký danh hiệu thi đua tập thể các lớp và cá nhân HSSV theo từng năm học. ( Kể cả đăng ký thi đua theo học kỳ, các ngày lễ lớn..)

- Quản lý và kiểm tra học sinh, sinh viên ngoại trú; Lập danh sách HSSV nội, ngoại trú gửi cho các đơn vị ở địa phương để phối hợp quản lý.

- Tổng hợp tình hình, nội dung sinh hoạt lớp báo cáo lãnh đạo Phòng.

- Phụ trách công tác bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể cho HSSV.

- Làm nhiệm vụ thư ký phòng (Trình ký, gửi các văn bản đến các đơn vị trong và ngoài trường; trực điện thoại phòng…)

- Tiếp nhận, phân loại, trả kết quả các giấy tờ xác nhận của HSSV sau khi đã xác nhận

- Soạn thảo và lưu trữ các văn bản, quyết định, báo cáo theo yêu cầu của phụ trách phòng.

- Sắp xếp, bố trí chỗ ở, làm hợp đồng HSSV ở ký túc xá

- Quản lý ký túc xá đảm bảo về an ninh, trật tự, vệ sinh, phòng chống tệ nạn xã hội, phòng chống cháy nổ, tiết kiệm điện, nước.

- Đăng ký tạm trú cho HSSV nội trú.

- Báo cáo thường xuyên tình hình trong khu nội trú với lãnh đạo phòng.

- Quản lý ký túc xá đảm bảo về an ninh, trật tự, vệ sinh, phòng chống tệ nạn xã hội, phòng chống cháy nổ, tiết kiệm điện, nước.

- Nhận và phát thư cho HSSV.

- Quản lý tài sản của nhà trường trong ký túc xá và đề nghị sửa chữa kịp thời.

- Thực hiện nhiệm vụ chuyên trách đoàn được bí thư đoàn trường phân công.

- Tham gia phụ trách công tác chính trị tư tưởng, công tác văn hoá học đường trong học sinh, sinh viên đoàn viên, thanh niên.

- Thực hiện các nhiệm vụ hỗ trợ sinh viên và quan hệ doanh nghiệp được phụ trách phòng phân công.

- Hỗ trợ công tác xét trợ cấp xã hội, học bổng tài trợ (tìm hiểu hoàn cảnh HSSV khi xét duyệt).

- Thực hiện các nhiệm vụ khác được lãnh đạo phòng phân công.

Trực tiếp phụ trách công tác y tế trường học:

- Phối hợp với ngành Y tế tại địa phương tổ chức các hoạt động vệ sinh môi trường, phòng, chống các dịch, bệnh trong trường học và các dịch bệnh mới xuất hiện.

- Tổ chức các hoạt động giáo dục, hoạt động ngoại khoá và truyền thông về giáo dục sức khỏe, vệ sinh cá nhân, vệ sinh môi trường, công tác bảo hiểm y tế và các hoạt động tuyên truyền, giáo dục khác.

- Xếp lịch các lớp sinh viên vệ sinh khuôn viên trường hàng tuần, hàng tháng.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác được lãnh đạo phòng phân công.